Ako napísať biznis email, aby ste sa pred adresátom nemuseli hanbiť?
Povedali ste si, že napísať email nie je nič zložité? Máte pravdu, nie je to žiadna veda. Stačí vziať pri písaní do úvahy nasledujúce pravidlá a emailové faux pas vás už nebude mátať.
Predmet emailu je nevyhnutnosť
Ak by sme mali určiť najdôležitejšie veci, bez ktorých by ste nemali biznis email odoslať, tak by jednou z nich bol určite predmet správy. Nič komplikované, len pár slovami vystihnúť podstatu emailu. Pokojne zvoľte heslovitý prístup. V praxi platí, že by predmet nemal byť dlhší ako 30 znakov. Dôležité je, aby adresát vedel, o čom je email skôr, ako ho otvorí.
Určite nepoužívajte nič nehovoriace predmety, ako: informácia, žiadosť, otázka. Adresát z toho nevie nič o obsahu emailu, navyše sa podľa toho ťažko hľadá v doručených emailoch.
Biznis email musí mať profesionálnu adresu
Ešte stále používate emailovú adresu, ktorú ste si založili počas študentských čias a vyzerá napríklad takto: cukricek268@ alebo macko14@? Prosím, nerobte to. Ani na osobné účely to nie je úplne OK, nevraviac o tom, že používať ju v profesionálnom styku je absolútne nevhodné.
Ideálne je, ak už z emailu adresát vie, od koho mu správa prišla. Takže by mal obsahovať meno, priezvisko či názov vašej firmy.
Nekričte na adresáta
Ako by ste nekričali na človeka pri osobnom stretnutí, nerobte to ani v online prostredí. Zabudnite preto na výkričníky či používanie CapsLock. Ak chcete niečo zdôrazniť, tak použite tučné či farebné písmo. (S farbami ale opatrne, nech z toho nie je cirkus.)
Dvakrát čítať, raz poslať
Biznis email si po sebe vždy najskôr prečítajte, až potom kliknite na tlačidlo odoslať. Ak nedôverujete svojim gramaticko-štylistickým schopnostiam, dajte email prečítať niekomu, kto spisovný jazyk zvláda ľavou zadnou.
Pomôže, ak email adresáta doplníte, až keď budete mať všetko hotové. Nestane sa vám tak, že pošlete email nedokončený alebo s chybami.
Prečítajte si ešte: Elon Musk: úspešný a inšpiratívny podnikateľ. Čo všetko ste o ňom nevedeli?
Na vzhľade emailu záleží
Pri tvorbe emailu myslite tiež na jeho čitateľnosť. Text štruktúrujte, používajte krátke odseky odrážky, nech sa adresát nestratí v mori písmen. Biznis korešpondencii je vhodné prispôsobiť aj písmo. Vyberajte klasiku, ako je napríklad Arial, Times New Roman či Helvetica. Voľte veľkosť 10-12 a čiernu farbu. Základom je, aby sa príjemcovi email dobre čítal.
Odpovedajte na emaily
Zaručená rada, ako sa vyhnúť trápnym momentom? Odpovedajte na všetky emaily. Najlepšie je odpovedať do 24 hodín, no pracovná etiketa dovoľuje reagovať do troch dní. Ak nestíhate, dajte vedieť odosielateľovi, že jeho email evidujete a budete sa jeho záležitosti venovať. Odpovedzte aj na emaily, ktoré sa k vám dostanú omylom. Upozornite v nich odosielateľa na chybu, nech zbytočne nečaká na odpoveď.
Ak viete, že dlhšiu dobu nebude riešiť emaily (dovolenka, choroba), nastavte si automatickú odpoveď s dátumom, kedy budete opäť k dispozícii.
Biznis email je najmä o detailoch
Myslite preto aj na ďalšie drobnosti:
✔ Zabudnite na omáčky, píšte priamo k veci.
✔ Oslovenie a záverečný pozdrav nesmú chýbať.
✔ Vytvorte si univerzálny podpis, ktorý sa automaticky zobrazí v každej novej správe.
✔ Prílohy vhodne pomenujte a spomeňte ich aj v tele emailu.
✔ Ak to nie je vyslovene nutné, tak na “Odpovedať všetkým” neklikajte.
✔ Berte do úvahy kultúrne odlišnosti a email tomu prispôsobte.
Foto: unsplash.com,
