Na čo si treba dávať pozor pri nástupe nového zamestnanca

Ste pripravený na prijatie ďalšej posily do Vášho tímu, ale neviete, aké kroky je potrebné podstúpiť pred začatím náboru ? Gratulujeme, prijatie nového zamestnanca do zamestnania je dôležitým míľníkom pre každého zamestnávateľa, a preto sme si pripravili šesť krokov, ktoré Vás budú sprevádzať pri celom procese.

Na začiatok je potrebné si pripomenúť, že sa nemáte čoho báť – sme tu na to, aby sme Vám pomohli so základnými krokmi prijímania zamestnancov.  Tento článok obsahuje kontrolný zoznam toho, čo je potrebné urobiť  po tom, ako ste sa rozhodli daného zamestnanca do zamestnania prijať.

1. Osobné údaje sú vstupenkou

Už na pracovnom pohovore ste mali možnosť získať všetky dôležité osobné údaje:

✔ Titul, meno a priezvisko, rodné priezvisko

✔ Dátum narodenia a rodné číslo

✔ Adresa trvalého  a prechodného pobytu

✔ Rodinný stav

✔ Štátne občianstvo

✔ Bankové spojenie

✔ Zdravotná poisťovňa

✔ E-mailový a telefonický kontakt

Nezabúdajte, že v prípade potreby získania nových osobných údajov je nutné vyžiadať si od nového kolegu súhlas so spracúvaním osobných údajov.

2. Potrebné dokumenty od zamestnanca

✔ Súhlas/Oboznámenie so spracovaním osobných údajov

✔ Vyhlásenie na zdanenie príjmov FO zo závislej činnosti

✔ Zápočtový list od predchádzajúceho zamestnávateľa

✔ Doklad o dosiahnutom vzdelaní či nadobudnutej kvalifikácii

✔ Doklad o vstupnej lekárskej prehliadke

✔ Výpis z registra trestov (ak to vyžaduje charakter práce)

3. Pracovná zmluva

Jedným z najdôležitejších administratívnych úkonov je uzatvorenie pracovnej zmluvy, ktorá musí byť podľa Zákonníka práce vždy vyhotovená a podpísaná v písomnej forme. Pracovná zmluva predstavuje jediný spôsob akým vzniká pracovný pomer medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

Písomnú pracovnú zmluvu (prípadne dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru : dohodu o pracovnej činnosti, dohodu o vykonaní práce, dohodu o brigádnickej práci študentov)  je nutné podpísať zamestnancom a zamestnávateľom najneskôr v deň nástupu zamestnanca do práce.

Podstatné náležitosti pracovnej zmluvy

• druh práce a jeho stručná charakteristika
• miesto výkonu práce (obec, časť obce alebo inak určené miesto) alebo miesta výkonu práce, ak ich je viac
• deň nástupu do práce
• mzdové podmienky
• výplatné termíny
• pracovný čas
• výmera dovolenky
• dĺžka výpovednej doby
• doba, na ktorú sa zmluva uzatvára (ak ide o dobu určitú)

4. Potrebné školenia

V deň nástupu do práce je zamestnávateľ povinný oboznámiť začínajúceho pracovníka s vnútornými predpismi a pracovným poriadkom. Niektoré pracovné pozície vyžadujú špeciálne odborné školenia, ktoré je nutné pred výkonom práce absolvovať.

Nezabúdajte na školenie Bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP) alebo Ochrany osobných údajov. 

5. Prihlasovacie a ohlasovacie povinnosti

Povinnosti voči Sociálnej poisťovni

Zamestnávateľ je povinný prihlásiť nového zamestnanca do Sociálnej poisťovne pred vznikom poistenia, to znamená najneskôr pred začatím výkonu práce. Registračný list je pri prvom zamestnancovi akceptovaný aj v papierovej podobe, avšak pri každom ďalšom zamestnancovi prebieha komunikácia so Sociálnou poisťovňou výlučne elektronicky. Elektronickou formou sa podávajú aj mesačné výkazy s výpočtom sociálnych odvodov za zamestnancov, ktoré je potrebné pravidelne uhrádzať. Pre elektronickú komunikáciu je potrebné vybaviť si prístupy k e-službám Sociálnej poisťovne. Viac informácii nájdete na oficiálnych stránkach sociálnej poisťovne.

Povinnosti voči Zdravotnej poisťovni

Zamestnávateľ je povinný prihlásiť nového zamestnanca do zdravotnej poisťovne, v ktorej je nový zamestnanec poistencom, najneskôr do 8 dní od nástupu do práce. Aj pri tejto povinnosti je nutné s danou poisťovňou komunikovať elektronicky, a to už od prvého úkonu.

6. Nárok na daňový bonus

Okrem povinností voči Sociálnej a Zdravotnej poisťovni vznikajú povinnosti aj voči daňovému úradu. Jedná sa o nezdaniteľnú časť základu dane alebo o daňový bonus za dieťa, ktorú si môže zamestnanec uplatniť. Vtedy je potrebné vyplniť Vyhlásenie na zdanenie príjmov FO zo závislej činnosti a doložiť rodný list dieťaťa potvrdenie o štúdiu alebo rozhodnutie o priznaní dôchodku. Túto výhodu si môže zamestnanec podľa zákona o dani z príjmov uplatniť len u jedného zamestnávateľa v prípade, že má zamestnaní viac.