Ako dlho sa archivujú firemné dokumenty?

Podnikatelia sú povinní archivovať obchodnú, účtovnú, ale aj personálnu dokumentáciu. Aj napriek stále rastúcej digitalizácii procesov a dokumentov, majú spoločnosti zo zákona povinnosť uchovávať originály dokumentov vo svojom archíve. Pri archivácii dokumentov je potrebné vedieť ktoré typy dokladov a ako dlho archivovať.

Uchovávanie dokumentov podľa kategórie pôvodcu registratúry

Podnikatelia môžu patriť do II. alebo III. kategórie pôvodcov registratúry. Ani v jednej kategórii pôvodcov registratúry podnikateľ nemôže akýkoľvek registratúrny záznam z jeho činnosti hneď vyradiť a zlikvidovať. Musí ho nejaký čas archivovať. O tom, do ktorej kategórie pôvodcov registratúry bude podnikateľ patriť môže rozhodnúť iba štátny archív, pre ktorý je rozhodujúce to, či podnikateľovi z jeho činnosti vznikajú alebo nevznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou.

Podnikatelia, ktorí boli zatriedení do II. kategórie pôvodcov registratúry majú lehotu uloženia registratúrnych záznamov priamo v ich registratúrnom pláne, ktorý sú povinní vypracovať a musí byť schválený štátnym archívom. Navrhovanú lehotu uloženia registratúrnych záznamov im schvaľuje štátny archív.

Podnikatelia, ktorí boli zatriedení do III. kategórie pôvodcov registratúry nemajú povinnosť mať vypracovaný registratúrny plán. Lehotu uloženia registratúrnych záznamov si musia navrhnúť sami a tak aby zodpovedala zákonným požiadavkám. V tomto prípade musí podnikateľ sám vedieť, že napr. lehota uloženia účtovných dokladov je 10 rokov, mzdových listov 50 rokov a pod.

Podnikateľ si lehotu uloženia registratúrnych záznamov navrhuje sám bez ohľadu na to, do ktorej kategórie registratúry je zatriedený. Rozdiel je len v tom, že ak je zatriedený do II. kategórie pôvodcov registratúry, tak v rámci schvaľovania registratúrneho plánu mu ju musí schváliť aj štátny archív. Ak je podnikateľ zatriedený do III. kategórie pôvodcov registratúry, tak lehotu uloženia registratúrnych záznamov schvaľuje osoba zodpovedná za danú oblasť, väčšinou konateľ.

Lehota archivácie dokumentov

Pri určovaní lehoty uloženia dokumentov je rozhodujúce, či lehotu uloženia príslušnej skupiny dokumentov ustanovuje osobitný predpis alebo nie.

V prípade, že nejaký predpis ustanovuje pre určitú skupinu dokumentov lehotu archivácie, podnikateľ je povinný ju dodržať a dokumenty nemôže vyradiť a zlikvidovať.

Minimálna povinná lehota na uchovanie dokumentov sú 2 roky. Tá sa vzťahuje napríklad pre uchovanie dokumentov z riešenia škodových udalostí, bežnej korešpondencie alebo dokumentov z nákupu zariadení a strojov.Zmluvy, záznamy zo zasadnutia riadiacich orgánov, evidencia pracovnej neschopnosti, výdajky a prevodovky sa musia archivovať 5 rokov po strate ich platnosti. Pokladničné doklady, knihy odoslaných a doručených faktúr, nájomné zmluvy, výplatné listiny musia spoločnosti archivovať po dobu 10 rokov od skončenia roku, ktorého sa týkajú. Mzdové listy zamestnancov sa musia archivovať až 50 rokov a osobné spisy zamestnancov sa archivujú až kým zamestnanec nedovŕši 70 rokov.

Dokumenty, pri ktorých osobitný predpis neustanovuje ako dlho je ich archivácia potrebná sú napríklad obchodné zmluvy, podnikateľské zámery, korešpondencia s orgánmi verejnej moci, vnútropodnikové predpisy podnikateľa a podobne. Pri týchto dokumentoch si lehotu archivácie stanovuje sám podnikateľ. Avšak podľa vyhlášky k zákonu o archívoch a registratúrach stanoviť taký počet rokov archivácie, aby mal umožnený prístup k registratúrnym záznamom po celú dobu, počas ktorej ich bude potrebovať na svoju podnikateľskú činnosť. Musí pritom ale dodržiavať lehoty ustanovené na vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov. Preto je potrebné, aby pri navrhovaní lehoty archivácie takýchto dokumentov postupoval individuálne.

Odporúčané lehoty archivácie niektorých dokumentov