Každý podnikateľ si kladie otázku, ako dlho uchovávať firemné dokumenty, účtovné dokumenty, pracovné zmluvy a poštové listy. Kde, ako dlho a akým spôsobom sa dokumenty archivujú ?
Archivovanie dokumentov podľa kategórie pôvodcu registratúry
Existujú dve hlavné kategórie z hľadiska pôvodcov registratúry, a to II. alebo III. kategória. Pre každú kategóriu zaradenia platia iné podmienky lehoty archivácie. Bez ohľadu na zaradenie, podnikateľ nesmie za žiadnych okolností akýchkoľvek registratúrny záznam, ktorý vznikol z podnikateľskej činnosti, len tak vyradiť a zlikvidovať. To znamená, že každý dokument musí byť nejaký čas archivovaný. O tom, do akej skupiny pôvodcov registratúry bude podnikateľ patriť, rozhoduje štátny archív po predchádzajúcej žiadosti podnikateľa. Záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou rozhodujú o tom, do ktorej kategórie bude podnikateľ nakoniec zaradený a ako dlho bude potrebné dokumenty uchovávať.
Tí podnikatelia, korí boli zaradení do II. kategórie pôvodcov registratúry, nájdu lehoty uchovania dokumentov a registratúrnych záznamov v registratúrnom pláne. Pôvodcovia registratúry sú povinní vypracovať registratúrny plán, ktorý musí byť schválený štátnym archívom. Štátny archív následne určí lehoty uchovania registratúrnych záznamov.
Na rozdiel od II. skupiny, podnikatelia, ktorí boli zaradení do III. skupiny pôvodcov registratúry, nemajú povinnosť mať vypracovaný registratúrny plán . To znamená, že štátny archív neschvaľuje a nenavrhuje lehotu uloženia registratúrnych záznamov. Sami podnikatelia musia vedieť, že lehota uloženia účtovných dokladov je 10 rokov, lehota uloženia osobných spisov je 70 rokov od narodenia zamestnanca, lehota uloženia mzdových listov je 50 rokov, a pod. Podnikatelia zaradení do tejto kategórie musia obzvlášť dbať nielen na lehoty týkajúce sa účtovných dokladov, ale aj na špecifické prípady upravené legislatívou pre konkrétny segment podnikania.
Lehota archivácie – od čoho závisí ?
Bez ohľadu na to, do ktorej kategórie podnikateľ patrí, si lehotu uchovávania registratúrnych záznamov určuje podnikateľ sám. Avšak v prípade zaradenia podnikateľa do II. kategórie pôvodcov registratúry, musí byť registratúrny plán schválený aj štátnym archívom. V prípade zaradenia podnikateľa do III. kategórie pôvodcov registratúry, lehoty uloženia registratúrnych záznamov schvaľuje zvyčajne konateľ spoločnosti alebo osoba, ktorá je za danú oblasť vo firme zodpovedaná.
Je dôležité mať na pamäti, že zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov neurčuje lehotu uloženia registratúrnych záznamov. Pravidlá pre určenie lehoty uloženia registratúrnych záznamov určuje až vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „vyhláška k zákonu o archívoch a registratúrach“ v príslušnom tvare). Na základe týchto všeobecných pravidiel sa určuje, či je lehota uloženia registratúrnych záznamov podlieha osobitému predpisu alebo nie.
Pokiaľ je lehota archivácie upravená osobitým predpisom, tak v tom prípade je podnikateľ povinný daný predpis rešpektovať a nesmie žiadne dokumenty vyradiť. Najčastejšie sa podnikatelia stretávajú s lehotou archivácie upravenou osobitým predpisom v oblasti účtovníctva, daní a sociálneho a zdravotného poistenia.
Naopak, pokiaľ lehota archivácie nepodlieha osobitým predpisom, tak si lehotu uloženia registratúrnych záznamov stanovuje sám podnikateľ. Medzi takéto dokumenty patrí najmä obchodné zmluvy, zápisnice z rokovaní orgánov obchodných spoločností, podnikateľské plány, analýzy rizík, vnútropodnikové predpisy podniku a iné. Pri týchto dokumentoch musí však pôvodca registratúry navrhnúť počet rokov uloženia tak, aby mu umožňovala pristúpiť k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť. Všeobecná lehota v tomto prípade neexistuje, preto je nutné pri jej navrhovaní pristupovať individuálne.
Kedy začína plynúť lehota archivácie ?
Podľa vyhlášky Ministerstva vnútra, lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne pôvodcu registratúry. A čo si môžeme pod spisom predstaviť ? Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci. Je teda dôležité si zapamätať, že lehota nezačína plynúť dňom vzniku dokumentu, pretože najprv musí nastať uzatvorenie spisu a lehota uloženia začína plynúť následne až od 1. januára nasledujúceho roka.
